Når en dårlig forstått trussel blir høyaktuell, slik Koronaviruset er blitt i det siste, er det bare naturlig at «alle» har noe å si om det.

Det bidrar til mye støy og mye usikkerhet som kan bidra til å forverre problemet, eller skape nye problemer.

Det er riktignok mye god informasjon der ute, men ofte blir det distribuert side om side med synsing og ukvalifiserte kommentarer, spekulasjon og hysteri – ikke minst i sosiale medier.

Den beste vaksinen mot myter, misforståelser og forvirring er god kommunikasjon. Derfor har vi noen råd til deg når det er din tur til å si noe om Koronaviruset og dets konsekvenser.

Svar før noen spør

Kanskje er det noen akkurat nå – en kunde, en leverandør, en ansatt eller aksjonær – som er usikker på hva Koronaviruset betyr for deres forhold til deg og din bedrift.

I første omgang tenker folk antagelig mest på om de må avlyse møter, endre reiseplaner eller unngå arrangementer. På lengre sikt er de kanskje bekymret for hvordan det vil påvirke prosjekter de jobber med eller investeringer de har gjort.

Uansett fortjener de saklig, tydelig og konkret informasjon om hvordan situasjonen er og hvilke tiltak dere iverksetter, og regelmessige oppdateringer etter hvert som situasjonen utvikler seg.

Selv om du ikke endrer planer, eller du venter med å ta en avgjørelse, så kan det i seg selv være verdt å adressere. La folk vite at du tenker på saken, og at du ikke er passiv eller likegyldig.

Vær saklig og etterrettelig

Hold deg til å informere om det du vet, det du gjør, og det du selv kan påvirke.

Overlat til ekspertene – leger og forskere med relevant ekspertise og helsemyndigheter – å fylle inn den type informasjon de er best egnet til å bidra med. Bruk referanser og lenker til offisielle kilder.

For å unngå å spre desinformasjon eller forvirring:

• Si hva du vet, hva du gjør, og hva som er målet med det du gjør.
• Fatt deg i korthet, bruk enkelt språk.
• Skap klare, realistiske forventninger
• Innrøm hva du ikke vet, og si når du forventer å vite mer
• Unngå å spekulere eller gjette
• Henvise til offisielle, troverdige kilder for fakta
• Gjenta offisielle anbefalinger for å forsterke dem, men vær forsiktig med å supplere med egne tolkninger og kommentarer
• Sørg for hyppige oppdateringer (f.eks. på eget nettsted eller Twitter) når situasjonen endrer seg raskt.

Bruk tiden godt

Konsekvensene av Koronaviruset virker antagelig dramatiske for mange. Ikke fordi så mange av oss er direkte berørt ennå, men på grunn av usikkerheten og omfattende forebyggende tiltak som er både uvante og ubeleilige.

(Når dette publiseres, 12. mars, er det fortsatt færre enn 700 registrerte tilfeller i Norge, og ingen dødsfall. Men det er nettopp offentliggjort blant annet at alle landets skoler og barnehager skal stenge, og situasjonen utvikler seg raskt.)

Samtidig virker det sannsynlig at viruset vil spre seg ytterligere, og at mottiltakene og konsekvensene vil bli mer drastiske før situasjonen blir bedre. Vi må bruke den tiden vi har til å forberede oss og få bedre informasjon.

Gjør noen undersøkelser, tenk gjennom hvordan pandemien og alle tiltakene kan påvirke ulike deler av driften. (Begynne gjerne med Folkehelseinstituttets råd til Arbeidsplasser.) Legg planer for hvordan du skal håndtere ulike scenarier før du står midt oppe i dem.

Ha en plan for hvordan du skal kommunisere når situasjonen endrer seg (hvilken informasjon er viktig å få ut, og hvordan vil dere distribuere den?), og legg til rette for at du har nødvendig og relevant informasjon innenfor rekkevidde når noen spør.

Følg offisielle råd

Ingenting kommuniserer tydeligere enn handlinger. Det nytter ikke å si at dere tar viruset alvorlig om dere ikke tar handling. Og vice versa: Hvis dere forteller andre at de ikke trenger å bekymre seg, men dere selv iverksetter dramatiske tiltak, så vil folk legge merke til det.

Den beste løsningen er å legge seg tett opptil de offisielle anbefalingene fra helsemyndighetene. Ikke bare er offisielle råd normalt basert på beste tilgjengelige vitenskap og data, men når folk ser dere støtte oppunder en enhetlig respons får de nødvendig tillit til systemet.

Dessuten kan ingen senere anklage deg for å overreagere eller gjøre for lite.

Til slutt: Hold hodet kaldt

Når ingenting er ved det normale, må man forvente at ting går galt, at folk vil gjøre feil, og at ulykker sjelden kommer alene. Da er det lett å bli sint, bekymret eller irritert – særlig når det er din jobb å ta ansvar for alt som går galt.

For å unngå at frustrasjonen skinner gjennom, ta deg en pause, pust dypt og kom tilbake til denne listen.